OCRとは？AI-OCRとの違い｜基本知識や導入メリット、成功事例までわかりやすく簡単に徹底解説！
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皆さんはOCRをご存じですか？OCRは手書きの文字を取り込んで、デバイス上で編集を行えるようにする技術を言います。OCRは私たちの生活になくてはならない技術でもあります。
本記事ではOCRとは何かを中心に、導入するメリットや成功事例、AI-OCRとの違いなどを解説します。
OCRとは？
OCRとはどのようなものなのか、基本的な知識についてご紹介していきます。
OCRの基本知識
OCRとはOptical Character Recognition、もしくはOptical Character Readerの略で、どちらの意味も光学文字認識という意味です。紙の文書をスキャナーなどを使って読み込み、文字の認識を行ってデジタルに変換します。
例えば、人間の場合は紙に書かれていることを理解できますが、コンピューター側からすれば人間のようには読み取れません。OCRがない時代はデジタルに変えるのに人間側でひたすら入力を行わないといけませんでした。これでは非効率です。
そこでOCRの技術を用いて瞬時にデジタルへの変換が行えるようになり、人間側の手間がかからなくなってきました。
OCRの歴史はかなり古い
基本的にコンピューター系の技術は古くてもここ数十年、新しいものでもここ数年で登場していますが、OCRに関してはびっくりするぐらい歴史が古いです。実は1914年にはOCRの基本となる機械が出ており、戦前には特許まで存在したのです。
日本だと東芝が郵便番号を仕訳する機械を1968年に完成させるなど、半世紀以上前からOCRは存在しています。
OCRを導入するメリット
OCRを導入するメリットにはどのようなことが挙げられるのか、ここからはOCRを導入するメリットについてご紹介します。
データ入力の手間が省ける
紙の文書をデータ化する場合、OCRがない時代は人間がデータ入力を行い、データにしていきました。しかし、データ入力の難点はそのデータが本当に正しいのかのチェックが必要な点です。特に伝票などを扱う企業においてただでさえ忙しい中でミスがないかをチェックするのは大変です。
その点、OCRであればスキャナーにかければその時点で文書が保存されます。わざわざデータ入力する必要もなくなりますし、間違いがないかを細かくチェックする必要もありません。導入するだけで作業の手間が大幅に少なくなることは間違いないでしょう。
検索がしやすくなる
OCRを活用することで検索がしやすくなり、欲しい情報をすぐに見つけ出すことが可能になります。もしOCRではなく普通のスキャナーで取り込んだ場合、あくまでも画像として取り込んでいるため、中身での検索ができません。
その点、OCRの場合は文字までしっかりと認識されているので中身での検索が可能になります。キーワードで調べれば見つけたい書類がすぐに出てくるため、余計な時間を省くことにもつながると言えます。
ペーパーレスにつながる
電子帳簿保存法の影響もあり、基本的に紙で保存するのではなくデジタルデータで保存しておくのが一般的になりつつあります。紙の文書をデジタルデータにするだけでも保管コストの削減につながるほか、スペースも有効活用できるようになります。
文書によっては一定期間保管しなければならず、捨てたくても捨てられないこともありました。OCRを使えばデジタルデータで保管することで紙で保管する必要は薄くなっていきます。ペーパーレスはコスト削減だけでなく環境にも優しい点でもプラスであり、そのためにもOCRは欠かせません。
OCRを導入するデメリット
一見するとメリットしかないように見えるOCRですが、いくつかのデメリットもあります。OCR導入のデメリットについてもご紹介します。
文字認識が完全にできるわけではない
OCRに任せれば完璧に仕事をこなし、文字認識を完全にこなしてくれると思いがちですが、実際には完璧とまでは言えないのが実情です。デバイスで作られた文書などはしっかりと認識してくれますが、手書きの文書が大きな問題となります。
字の状態は人によってかなり差があり、字が崩れすぎて認識できないケースもあれば、達筆すぎて認識できないケースまであります。この場合、間違って認識してしまう可能性は十分に考えられるからこそ、注意が必要です。
OCRでも人のチェックが必要に
データ入力と比べると人のチェックはそこまで行われないものの、完全に文字認識ができるわけではないので一定のチェックは必要になります。仮に間違いが見つかれば、間違った認識の言葉を修正するなどの作業が必要なので、結局手間がかかるというわけです。
もちろん人力でのデータ入力などの手間と比べれば軽いですが、完璧になくなるわけではないのでなかなかうまく認識されないことへの焦りが生じても不思議ではありません。
今OCRが注目される理由
OCRの技術は最近になって注目されるようになりました。なぜ注目されるのかその理由をご紹介します。
電子帳簿保存法の完全実施
2024年から電子帳簿保存法が本格実施され、国税関係の帳簿は電子化することが義務化されることになります。電子帳簿保存法はただ単に保存していればいいのではなく、検索してすぐに提示できることが求められます。スキャナーを使って画像として保存するだけでは検索することができません。
そこでOCRを使って文字で検索できるようにして電子帳簿保存法への対応を目指すことができます。現場からすれば電子帳簿保存法への対応は大変ですが、少しでも負担を軽減してくれるのがOCRの技術なのです。
生産性を高めるため
OCRが注目される背景には、少しでも作業効率を高め、生産性向上につなげる狙いがあるからです。データ入力は事務的な作業であり、それなりに時間も使い、労力もかかります。この部分を削減できれば他の作業が行える分、効率的な仕事ぶりにつながると言えます。
近年は働かせすぎないこと、週休3日制など休むことにシフトが置かれ、同時に生産性を高めなければいけないという機運が高まっています。OCRはまさに生産性を高めるのにうってつけのアイテムであり、うまく活用していくことが求められます。
コロナ禍でリモートでの仕事が増えた
OCRを行うことで、自宅からでもシステムにアクセスし、文書の確認が行えるようになります。コロナ禍でリモートでの仕事が急増した際、OCRを導入していない企業は紙の書類での確認がすぐにできないなど、支障が出ていました。
OCRを導入していればリモートでの仕事の際にすぐに確認が行えます。働き方が多様化する現代だからこそOCRの導入はどんどん行っていく必要があるのです。
OCRとAI-OCRとの違い
OCRとは別にAI-OCRが存在します。AI-OCRとはどういうものか、OCRとの違いはあるのかについてご紹介します。
AI-OCRはOCRのデメリットをカバーする
OCRのデメリットといえば文字を完璧に認識してくれるわけではないこと、そして、人間のチェックがまだまだ必要であることが挙げられます。AI-OCRが導入されることで文字認識精度はこれまでのOCRと比べると一気に高まり、手書きでのクセなどもAIが認識することで、多少崩れていても認識してくれるようになります。
文字認識精度が高まり、間違いが限りなく少なくなれば通常のOCRと比べても作業効率は増すほか、人間のチェックもそこまで入念にしなくて済みます。この点だけでもAI-OCRの方が通常のOCRより優れていると言えます。
AI-OCRを詳しく紹介している記事はこちら
フォーマットへの対応力
通常のOCRははっきりとしたフォーマットや文字などに強く、免許証や郵便番号などの読み取りであれば何ら問題なく対応できます。しかし、書類も多様化し、請求書1つとっても、似たようなフォーマットこそあれど統一されたものではないので、毎回対応していく作業が必要でした。
AI-OCRの場合、わざわざ対応をしなくても自動で調整を行い、対応していくことが可能になります。フォーマットへの対応力という点で優れているのがAI-OCRです。
OCRを導入した成功事例
ここからは実際にOCRを導入し成功した事例についてご紹介していきます。
森永商事のケース
森永製菓のグループ企業である森永商事では、業務用食品の素材に関する製造販売を手掛けています。その森永商事では受注の多くをファックスで行っており、この受注の業務だけで1か月で100時間もかかっていました。しかも、締め切りがあるのでミスも起こりやすい状況にあったのです。
そこで森永商事ではAI-OCRを導入することで処理時間を大幅に短縮したほか、データ入力の業務経験が少ない人でも担当できるような状況にしました。繁忙期になると派遣社員を雇ってまで行ってきた仕事が、派遣社員なしでも通常時の対応で行えるようになっており、間違いなくOCRの成功事例と言えるでしょう。
まとめ
OCRは歴史が古く100年以上前から既にその技術は存在したと言われています。裏を返せば100年近くOCRの歴史はじわじわと進化を遂げ、AI-OCRによって加速度的な進化につながったと言えます。AI-OCRがあるからOCRは必要ないかと言われると実はそうではありません。
決まったフォーマット、そして、手書きではない文字であればOCRでも十分性能を発揮するからです。重要なことはOCRにできること、AI-OCRにできることをそれぞれ分類した上で作業を行っていくことです。導入メリットは十分に高く、電子帳簿保存法の兼ね合いを考えても、早急な導入が求められます。
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