Notion AI｜機能・始め方・使い方からビジネスシーンでの活用方法やChatGPTとの違いを解説
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皆さんはNotion AIをご存じですか？Notion AIは文書作成などが行えるツール「Notion」に搭載されているAIです。このAIを活用することで様々な文書タスクをこなすことができます。
本記事ではNotion AIに着目し、Notion AIの機能や使い方、ビジネスにおける利用シーンなどをご紹介していきます。
Notion AIとは何？
Notion AIとはそもそもどういうものなのか、Notionとはどういうサービスなのかを含めてご紹介していきます。
そもそもNotionとは何か
Notion AIを説明する前にまずはNotionについてご紹介していきます。Notionとはタスク管理や文書作成などを一元的に行えるアプリです。ブラウザ版、モバイル版、デスクトップ版など様々な場面で利用できます。
具体的には表計算ソフトを見ながら文書作成ソフトで文書作成をしつつ、会議で披露するスライドを作らなければならないという場面で、それぞれを立ち上げる必要がありました。ところが、Notionならわざわざそれらを立ち上げずとも1つのツールで行えるのです。
この画期的なシステムをNotionが作り出したことでビジネスマンを中心に使われるようになり、Notionの魅力が知られるようになります。
Notion AIはAIアシスタント
1つのツールで様々なことができるNotionですが、そこで使えるNotion AIは一言で表現すると「AIアシスタント」です。文書作成などの手伝いをNotion AIが行ってくれるため、スムーズな作業が可能になります。
たくさんある情報をNotion AIによって集約してくれるほか、要約まで行ってくれるので、資料を作らないといけないときに内容をまとめてもらいながら、先の作業が行えるので効率よく文書作成が行えます。
Notion AIの機能
ここからはNotion AIの機能についてご紹介していきます。
長い文章を要約する
Notion AIでは、人間が書いた文章の要約を行ってくれます。例えば、過去に自分が書いた長い文章をNotion AIに頼むことですぐに要約してくれるため、要するに何が言いたいのかをブログの冒頭などに示したい時や人に説明する際に役立ちます。
1回の指示だけだとかなりコンパクトになるため、続きを書くようにお願いして長めに書いてもらうことも可能です。長い文章を読むのは大変で、このページでは何が書かれているのかを簡潔に知りたい場合にNotion AIを使うと、びっくりするぐらいわかりやすく、要点をまとめてくれるので大助かりです。
タスク管理を行う
Notion AIは秘書のような存在であるとも言われていますが、その最たる例はタスク管理が行える点です。ビジネスにおいて、色々な予定が入ってくることがありますが、この予定を箇条書きにして表にまとめるように依頼すれば、すぐに表が作れます。
そして、一旦表を作ってから別の用事が入ったのでその予定も入れるように命令すれば、その予定も組み込んで作ってくれます。簡単に表にまとめてくれるのは非常に便利で、Notion AIにかかればタスク管理まで容易に行えます。
スケジュールを調整する
さらに秘書的な利用が可能なNotion AIではスケジュールの調整も行います。例えば、何人かの空いてるスケジュールを教えてもらい、そのスケジュールを入力してスケジュール調整を行いたいとNotion AIに依頼を出せば、この時間であれば調整ができるという案を出してくれます。
お互いのスケジュールをにらめっこしながら調整をする必要がなくなるわけですから、相当便利です。もちろん入力に時間はかかりますが、調整の手間はそれなりに省けるので、なかなか高性能なAIであることがわかります。
文章の添削や校正を行う
Notion AIでは文章の作成や構成までを行ってくれます。文章を改善するという項目を選ぶことで、ミスを見つけて修正につなげられます。
プレスリリースなどを作る際に誤字脱字だらけでは企業としての信ぴょう性が疑われますが、Notion AIを活用することで、信ぴょう性を疑われることなく正しいものが作れます。
Notion AIの始め方
高性能であることが明らかとなったNotion AIですが、どのように始めればいいかについて解説していきます。
まずはアカウントを作る
Notion AIはNotionのサービスの1つなので、まずはNotionのアカウントを作っていきます。Notion AIのページから作ることができ、「始める」のボタンをクリックします。メールアドレスで作成できるほか、Googleのアカウントでログインすることもできます。
メールアドレスで登録する場合には、メールにサインアップコードが届くのでそれを入力すればアカウントが作れます。あとは用途や職種、役職、利用目的などを入力していけば完了です。
あとは指示を出すだけ
アカウントを作ってログインしたら真っ白なページが出てきて文書作成を行える状態になります。例えば、特定のテーマに関するブログ記事を書いてもらおうとテーマを入力して依頼するだけで文章がどんどんと出てきます。
すべての文章を書いてもらう必要はなく、ベースとなる文章だけを書いてもらうという使い方もできます。SNSに書くことなども作成してくれるなど、アカウントさえ作ってしまえば、あとはその人の自由です。
Notion AIの使い方
Notion AIにはどのような使い方があるのか、Notion AIの使い方についてご紹介していきます。
効率性を高めたい時に使う
Notion AIは効率性を高めたい時に使えます。例えば、会議に参加した際、たくさんメモを取る人がいます。パソコンでメモを取る際、実際に何が語られたのかをまた要約しないといけないので場合によっては二度手間です。そんな時、Notion AIの手にかかれば、簡単に要約をしてくれます。
また文書を書かないといけない場合に、書きたい内容がすでに決まっていて、後は文章にするだけという時には箇条書きで書きたいことをまとめて、あとはNotion AIに丸投げするという手も使えます。ゼロからイチの仕事は人間が行い、その道中の大半をNotion AIが行い、総仕上げを人間が行うような形で効率性を高めることができます。
ブレインストーミングが行える
Notion AIではブレインストーミングが行えます。ブレインストーミングとは問題を解決していくためにどんどんアイデアを出していく方法で、多くの人からたくさんのアイデアを出すことで、新たな解決方法を模索できます。
Notion AIにもブレインストーミングの機能があり、特定のテーマでブレインストーミングを行いたい場合にはすぐにアイデアを箇条書きにしてくれます。ブレインストーミングは本来複数の人で行うものですが、どうしても1人で行わざるを得ない場合にNotion AIを使えば十分なブレインストーミングが行えます。
今まであったコンテンツをバージョンアップできる
文書作成において、コピー＆ペーストは御法度とされていますが、御法度でありながらも結局コピペをしてしまう人は少なくありません。一方で、調べていく中で結局同じような文章になってしまうこともあり、これならコピペでいいのではないかと思わず感じてしまうケースもあります。
Notion AIにかかれば様々な形で今まであったコンテンツのバージョンアップが可能になります。校正を行う中で文章のブラッシュアップが行えるほか、文章のトーンを変える、よりシンプルなものにする、長さを変更するなど色々な変更が行えます。堅苦しい内容をマイルドなトーンにして調整するということも可能です。
Notion AIのビジネスシーンでの活用方法
Notion AIを活用した課題が新卒採用の選考で用いられるなど、Notion AIは2023年2月に登場したばかりでありながらも、その存在感はすでに大きなものとなっています。
ビジネスにおけるNotion AIの活用方法としては表計算ソフトを使わずにNotion AIを使って表を作って時間短縮を目指すなど、資料をできるだけ素早く作ることが中心です。ゆえにNotion AIの活用が新卒採用の選考の題材になるケースが出てきます。
これまでのビジネスマンは表計算や文書作成がいかに素早くできるかが問われ、ショートカットキーの知識を知っているかどうかもよく話題になりました。これからの時代はNotion AIをいかに使いこなせるかが、できるビジネスマンか否かを分けるポイントになるかもしれません。
Notion AIとChatGPTとの違い
Notion AIとChatGPTは同じ人工知能という点で共通していますが、実際のところは違う点が多々あります。
そもそもNotion AIはNotionの中の機能として存在するため、Notionの中ですべてが完結します。しかし、ChatGPTはNotion AIと違い、別の場所に出力するなど、ChatGPTのみで成立するわけではありません。
一方で、人工知能の性能面ではChatGPTの方が優れており、どちらが明確に優れていると判別できるものではありません。それぞれに得手不得手があり、強みと弱みがあるという形です。
まとめ
Notion AIは2023年2月に登場し、その性能の高さから既にビジネスの世界でも重宝されています。学生のうちからNotion AIを使いこなすことができれば、就活でもプラスに働く可能性もあります。
週休3日制が真剣に検討される時代を迎えた今、いかに効率よく仕事を行うかがポイントになっています。その状況においてNotion AIはなくてはならないアイテムになることは間違いありません。
さらに、今注目を集める生成AIリスキリングの第一歩を。生成AIパスポートとは？
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⽣成AIの台頭により、AIはエンジニアやデータサイエンティストといった技術職の方々だけではなく誰もがAIを使えるようになりました。今、私たちがインターネットを当たり前に活用していることと同様に、誰もが生成AIを当たり前に活用する未来が訪れるでしょう。
そのような社会では、採用や取引の場面で、生成AIを安全に活用できる企業・人材であることが選ばれる前提条件になり「生成AIレベルの証明」が求められることが予測できます。生成AIパスポート試験に合格すると、合格証書が発行されるため、自身が生成AIを安全に活用するためのリテラシーを有する人材であることを、客観的な評価として可視化することが可能です。
ぜひあなたも生成AIレベルを証明し「生成AI人材」に仲間入りしましょう！
