AIで議事録が作成できる？おすすめのツールとタイプ別の選び方、活用するためのコツをわかりやすく解説！
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社会人の方にとって会議の時間は眠くなりやすく、無駄に思う人もいるでしょう。その中で余計に無駄に感じるのが議事録の作成です。作り方が下手だとあれやこれやと言われがちですが、実はAIで議事録を作成することが可能になっています。
本記事ではAIで議事録が作成できることにスポットを当て、AIで議事録ができる理由やメリット・デメリットなどをご紹介します。
なぜAIで議事録が作成できる？
AIで議事録を作成することがなぜ可能なのか、そのメカニズムをご紹介します。
まずは音声の文字起こしから
AIで議事録を作成する際にまず行われるのは、音声の文字起こしです。AIで議事録を作成するツールのほぼすべてに音声の文字起こし機能が存在します。音声の文字起こし機能は会議中から稼働し、テキストにどんどん起こしてくれます。
普段議事録を作成する際にはメモをとにかくとって、それを議事録にする手間がありますが、AIはすべてを文字にしてくれるので、メモの必要がありません。ツールによっては、誰がどんな発言をしたかを区別してくれるため、手間がだいぶ省けます。
AIが要約と清書を行う
ツールによっては、AIが会議の内容を要約してくれるほか、最初に作った大まかな議事録を正式な議事録へと清書してくれる機能などもあります。議事録は一言一句正確に記せばいいわけではなく、何を話したか、難の話題が出たかを要約すればいいのです。その要約をAIが行います。
そして、大まかな議事録を作ったらそれを清書してくれる機能もあります。見栄えをよくするというより、より見やすくした形ですが、そこまでAIがやってくれるとなれば作業はかなり効率的になります。
AIで議事録を作成するメリット
ここからはAIで議事録を作成するメリットについてご紹介していきます。
効率的になる
議事録を作成した人にとってみれば、議事録を作成するのになかなかの手間がかかることは明らかであり、議事録を作成する係になるのが憂鬱という方も少なくありません。まして、議事録の書き方などにケチをつける上司などもいるので、議事録作成の担当が罰ゲームのように感じる人もいます。
その点、AIで議事録を作成するようになれば、メモに書き込んだものを起こしていく作業などが不要になります。最初から文字起こしがされており、それを見て要所をピックアップしていけばいいからです。作業時間を大幅にカットできるため、議事録作成の負担は格段に下がります。
ミスやトラブルを防げる
議事録を作成する際に、一言一句を丁寧に記録していないことで、言った言わないのトラブル、ニュアンスの違いなど不毛な争いになってしまうことがあります。また、会議に参加しなかった人が内容を曲解する可能性もあるでしょう。また万が一メモをとるのを忘れるというミスもあります。
こうしたミスやトラブルを防いでくれるのがAIの議事録ツールです。AIで議事録を作成することで一言一句丁寧に記録されるので、言った言わないのトラブルにはなりにくく、ニュアンスの違いなども起こりにくいでしょう。メモを取るのを忘れても心配いりません。
デジタル化しやすくなる
ペーパーレス化が叫ばれる時代にあり、議事録もペーパーレス化にあります。ペーパーレス化の利点はデバイス上で検索しやすく、どんな話題が出たかを後から検索しやすい点です。AIで議事録を作成するようになれば、デジタル化しやすく、後から検証しやすいのが大きなポイントです。
紙で残しておくこともいいかもしれませんが、劣化させずに長く残しておくためにはデジタル化をした方がいいでしょう。
AIで議事録を作成するデメリット
次にAIで議事録を作成するデメリットについてご紹介していきます。
AIが完璧に理解してくれない
AIで議事録を作成する場合に大前提となるのが、文字起こしのレベルです。ほとんど完璧に理解して文字起こしを行う、もしくは多少間違っていても文脈などから間違いをすぐに正せるものであれば何の問題もありません。
しかし、理解度が低いものだとめちゃくちゃな文字起こしになってしまう場合があります。これではAIで議事録を作成するには心もとない状況です。AIは文脈も正確に理解してくれるとは限りません。その点も注意しなければならない点でしょう。
議事録作成で得られるスキルが少ない
議事録を作成する担当は基本的に若手社員が多く、若手の仕事になっています。なぜ議事録作成が若手の仕事なのかと言えば、議事録作成の担当になることで真剣に会議に参加せざるを得ず、どのような流れで会議が行われ、どんな話をしているのかなどを知ることになります。
会社側も罰ゲーム的に議事録作成をやらせているわけではなく、仕事を少しでも早く覚えてもらうために議事録を作ってもらいたいのです。手帳に会議の内容を書き込むなど、やっていることは学校の授業や講義と変わりません。それを文字起こししていく中でまとめていくのは、家に帰った後に復習するようなものです。
一連のプロセスの中で仕事の流れや会議の中身を知り、成長につながります。AIで議事録を作成する流れでもある程度は学べますが、苦労が減る分、得られるスキルは少なくなるでしょう。
AIで議事録を作成する際のおすすめのツール
ここからはAIで議事録を作成する際のおすすめのツールをご紹介します。
RIMO Voice
RIMO Voiceは、日本語に特化しているAIを活用した議事録作成ツールです。1時間の会議の音声データであれば、わずか5分で文字起こしをしてしまうため、会議が長くなっても心配はいりません。
日本語に特化しているため、海外のAIにありがちな意味不明な日本語になってしまう現象を最大限避けることができます。また、文字起こしをした内容と音声がリンクするようになっており、本当にその発言をしたのかを確認することもできます。
他にも修正のしやすさや要約機能、議事録のシェア機能などもついており、便利なツールと言えます。
AI GIJIROKU
AI GIJIROKUは、海外とのやり取りやオンライン会議においても重宝する議事録ツールです。多くの大企業で採用されているAI GIJIROKUは、Zoomで会議をする際に発言した内容がリアルタイムで字幕表示されます。その内容が議事録として保存されるので、とても親切です。
音声認識精度が99.8％と非常に高いのも魅力的であるとともに、オンライン会議での議事録作成も行えるのが特徴的です。また30か国語に対応し、リアルタイム翻訳も可能です。海外との会議でのやり取りを議事録にまとめられるので、翻訳に時間を要することを避けられます。
個人で利用することもできるため、オンライン会議が多いフリーランス、テレワークを行う会社員などがこれを利用していくこともできます。
AIで議事録を作成する際のタイプ別の選び方
AIで議事録を作成する場面において、どのような選び方があるのか、タイプ別の選び方をまとめました。
単に議事録を作りたい
最もオーソドックスなタイプは単に議事録を作りたいケースです。AIで議事録を作成するツールの多くは、議事録作成をしやすくするものが中心なので、議事録を上手く作れたらいいというものがほとんどです。
その中で様々な付加価値をつけて提供しているケースが目立ちます。リアルタイム翻訳を始め、オフライン対応をするもの、ボイスレコーダータイプでデータが自動的にクラウド転送されるものなど、色々なものがあります。
その中で値段などコスト的なものを考えながら最終的に、利用しやすいものを決めていくことになるでしょう。
会議の内容を有効活用したい
会社の会議は単に話し合いをするだけでなく、会社の今後の方針を確認して行くために存在します。つまり、会議で話し合われ、すぐに実行していくべきものは会議が終わったらすぐに実行できるようにしておくのがいいのです。
会議の内容を有効活用するために、ToDoリストを抽出して作る、タスク管理を行う、会議の内容を共有する、アジェンダをまとめてその結論を書いていくなどの機能があると、会議の内容が有効活用されやすくなります。
会議に参加するのは全員ではなく、一部に限られます。例えば、プロジェクトのリーダーだけが出る場合にはその内容をプロジェクトメンバー全員に共有してもらうことが大切です。AIで議事録を作成するのもその一環と言えます。
AIでの議事録作成において活用するためのコツ
AIで議事録を作成するには、すべてをAIに委ねないことが1つのコツであり、文字起こしはAIがしてくれるからとメモをとらずにいるのは避けるべきです。AIは完璧に理解してくれるわけでなく、時に修正などが必要です。AIで議事録を作成する際にメモをとることは決して二度手間ではありません。
文脈などもAIが完璧に理解するとは限らず、そのあたりも人間の判断が問われます。あくまでもAIは議事録作成のサポートを行うツールです。全てを委ねるよりも、人間側もメモを取って会議に参加し、ツールを見ながら振り返っていく形の方が、間違いも少ないだけでなく、議事録担当の人物自身も内容を理解しやすくなり、若手に任せる意味が出てきます。
まとめ
AIで議事録を作成することにはいくつもの意味があります。会議で話し合われたことをすぐに共有する、責任の所在などを明確にするのに議事録は欠かせませんし、それを記録する意味があります。その際に一言一句しっかりと記録することで、言った言わないのトラブルを避け、無用なトラブルを防げます。
何より議事録作成に手間をかけずに済むのがポイントであり、働き方改革に間違いなく沿っているツールであることは間違いありません。
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