社内DXの成功事例3選！進め方や成功させるポイントを解説
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今般、DX推進を掲げている日本では企業のDX化が急務の課題となっています。大企業は進んでいる一方、数多い中小企業はまだ手付かずというところが大半です。
中小企業のDX化に取り組むには、ペーパーレス化や業務ツールのオンライン化から始めると取りかかりやすいです。
しかし具体的にどのように進めたら良いのか、悩まれている方が多いのではないでしょうか。
本記事では、社内DXの成功事例3選から進め方や成功させるポイントについて解説します。
自社のDX化を検討されている方、社内DXに悩まれている方はぜひ参考にしてみてください。
社内DXの成功事例3選
社内においてどの業務をDX化していくと業務効率が上がったり、管理がしやすくなったりするのかをイメージするのが難しいのではないでしょうか。
それは今まで積み上げてきた業務の流れや方針を社内DXを始めるにあたり、一から作り直す必要があると考える方が多いのも要因の一つに挙げられます。
またどの業務がどのように変わると、どのくらいメリットがあるのかを具体的に検討する段階に至るには、社内DXを進める部署や経営者の積極的な姿勢が必要です。
ここでは社内DXを導入した成功事例について3つ紹介します。
チャットボットの導入による業務効率が向上した
社内DXとして、チャットボットの導入により業務効率が向上した事例についてご紹介します。
顧客からの問い合わせが多い会社では電話やメール対応に追われ、本来の業務が進まないという状況がよくみられます。
しかし問い合わせ内容を詳しく分析すると、似たような内容ですぐに回答できるようなものであることが分かりました。
そこで顧客からの問い合わせフォームにチャットボットを導入し、問い合わせ内容を選択していくと回答してくれるように改善します。
すると問い合わせ対応件数が減少して、本来の業務に従事できる時間が増え、業務効率向上につながりました。
そもそもチャットボットとはチャットとロボットをかけ合わせてできた造語で、チャット上で質問などのメッセージを入力すると即座に回答が返信されるシステムです。
チャットボットにはあらかじめ回答を準備しておくシナリオ型や今までの対話から機械学習し、回答を生成するAI型があります。
今回のような顧客の問い合わせ対応はもちろん、社内の問い合わせ対応に導入する企業も多いです。
チャットボットはこれらの問い合わせに対応する部署の業務効率化に一役を担ってくれます。
人事管理システムの導入により一元管理が可能になった
人事管理システムの導入により一元管理が可能になった事例についてご紹介します。
人事業務は採用・人事評価・給与計算・労務管理など多岐にわたり、それぞれの業務内容を分断して進めていくことが多いです。
また紙媒体で行われている企業が多く、それが情報の共有化を困難にしていると考えられます。
人事管理システムの導入は人事業務の内容をシステム化することで、横断的な業務の遂行を可能にし、担当者ベースではなく、人事業務に携わるチームで共有ができます。
具体的には勤怠管理をタイムカードからシステム管理に移行すると、勤怠の内容が即座に反映されるため、本社と支社が離れている場合でも管理が簡易になるでしょう。
また、給与計算をシステム化すると労務上必要な届出を自動で通知してくれたり、人事評価によって昇給した場合に給与計算へ反映させたりできます。
人事管理システムは今まで一部の担当者に特化していた業務も、一元管理でチーム全体でカバーできるので、業務の偏りも解消できるでしょう。
マニュアルの電子化により社内環境が整備された
マニュアルの電子化によって社内環境が整備された事例をご紹介します。
マニュアルは従来紙媒体で保有されているケースが多く、保管の負担や内容変更の度に印刷や差し替え作業が必要でした。
マニュアルを電子化することで、クラウド上でマニュアルを見れるので従業員が目を通しやすい環境になるため、マニュアル内容に関する問い合わせも削減できます。
また、マニュアル内の内容変更が生じても印刷や差し替えの手間なく、即座に変更内容を反映できるので常に最新のマニュアルを見れる状態にできます。
加えて紙ベースではマニュアル内容の表現が乏しく、システム利用の手順であったり、業務上使用する機械の使い方など文字では伝わりにくい内容も映像化して表現が可能です。
これによりマニュアル化できる業務の幅が増えるとともに、認識の違いも解消できるため、社内環境の整備につながります。
社内DXとは？
そもそも社内DXとはデジタル技術を活用してビジネスモデルの変革を行うもので、業務に導入することで業務の効率化や働き方の改革を実施することを指します。
社内DXを進めていくと、既存の業務内容から企業が成長していくために必要な戦略会議や、プロジェクトの推進へ業務比率を高めていくことが可能です。
しかし日本では社内DXが進んでいるのは大企業に限られ、大半の中小企業では未だ手付かずなのが現状です。
今後DX化が進まない場合、年間12兆円もの経済損失が発生する可能性があるともいわれています。
社内DXは企業の業務効率化や働き方改革だけでなく、日本経済そのものにも影響を与えるため、導入が急務であるといっても良いでしょう。
社内DXの進め方
ここまで社内DXの概要や具体的な事例について紹介しました。社内DX推進の重要性が分かったところで、社内DXはどのように進めていけば良いのでしょうか。
ここでは下記4つの進め方について解説します。
- 業務プロセスにデジタルを取り入れる
- 業務にオンラインを導入する
- DX人材を採用・育成する
- 社内DXツールを導入する
それぞれについて詳しくみていきましょう。
業務プロセスにデジタルを取り入れる
社内DXを進めていくにはまず業務プロセスにデジタルを取り入れましょう。一度に業務の全てをデジタル化するのは難しいので、業務の一部から取り入れるのがコツです。
例えば紙媒体で保管していたものをスキャンしてPDFにし、電子データとして保管し、そのデータをすぐに検索できるよう整備するとパソコン上で誰でもすぐに閲覧できます。
これにより紙媒体で印刷・保管の負担が削減されるとともに後に資料が必要になった時もすぐに検索できます。
このように業務の中でデジタルを取り入れやすいところから始めてみましょう。
業務にオンラインを導入する
既存の業務にできる範囲からオンラインを導入してみましょう。
社内チャットなどのコミュニケーションツールはオンライン化すると共有がスムーズになり、データのやり取りも簡単に行えます。
また、オンラインストレージの活用も有効的です。オンラインストレージはネットワークを経由してファイルやデータを保管できるので、自宅や出張先でも社内と同様に使えます。
オンライン化できるものは進めていくと利便性が向上し、多様な働き方が可能になります。
DX人材を採用・育成する
社内DXを進めていく上で重要なのが、DX人材を採用・育成することです。
社内DXが進まない理由の一つに、DX化に関する知識不足やツールが使いこなせないなどの不安が挙げられます。
DXに関する基礎知識を保有し、ツールの活用できる人材が増えると社内DXの推進に対する抵抗も少なくできるでしょう。
社内DXの推進に特化した人材を採用したのち、自社の業務で社内DX化できる部分を洗い出し、どのように進めていくかを検討していきます。
そして誰もがツールやシステムを使えるよう会社全体が一体となって取り組み、DX人材に力を入れていくことが、今後社会的にも求められます。
社内DX推進ツールを導入する
社内DXを具体的にどのように進めていいのか分からないという場合は、社内DX推進ツールを導入してみましょう。
社内DXを進めていく中で自社がどの業務で、どのツールやシステムを導入するとより効果的にDX化できるのかを判断するのは難しいものです。
そこで活躍するのが社内DX推進ツールです。具体的な導入事例や導入できる場面について例示してくれるので、どの業務に導入すれば良いかが分かります。
これから社内DXを進めていこうと検討している企業で活用すると、DX化が円滑に導入できるでしょう。
社内DX推進を成功させるポイント
社内DXを推進し、業務の改善をしていく中で常にスムーズに進行していくとは限りません。
それはコスト面であったり、環境面であったりと要因はさまざまですが、社内DX推進を成功させるためにはいくつかのポイントがあります。
これらのポイントをおさえて推進できれば無理なく円滑に進められるでしょう。それぞれのポイントについて詳しくみていきましょう。
目的を明確にする
社内DXを推進するにあたり、どのような目的をもって進めていくかを明確にしましょう。
目的がはっきりしないと、導入しただけでツールが活用できていなかったり、業務が煩雑になってしまう可能性があるからです。
目的はDX化することでどのような効果が現れるのかを具体的な数値等で明示していると、推進している中で現状どの段階かをイメージしやすいでしょう。
目的の明確化は社内DXを導入するか否かの序盤の段階で決めるとよいでしょう。
経営層が積極的に取り組む
社内DXについて推進する部署やチームが基本的には実務にあたりますが、経営層が積極的に取り組むかどうかが成功に関わってきます。
担当者任せで進んでいると進捗状況が担当内でしか共有されず、ある程度計画が進んでから方針変更になってしまい、コストが膨大になってしまう可能性があります。
企業が社内DXの推進で、より効率よく業績を上げられる環境を生み出せるのかは経営層の判断なくして進んでいくことはありません。
社内DXについて経営層が真剣になって取り組み、導入していくことで会社の士気も高まり、業績アップにつながります。
現場のニーズを考慮する
現場のニーズを考慮して進めていくと業務効率化に効果的です。
現場で起きている問題については実際業務にあたっている従業員がよく理解しており、そこでのニーズを聞き取りして考慮することで問題解決につながる可能性があります。
例えば商品管理をする部署で管理の方法が統一されていないため、正確な商品管理ができていない状態だったとします。
商品管理をDX化し、誰もが同じようなオペレーションで商品の入出荷を行うと正確な商品数の把握ができるでしょう。
また今までの入出荷の履歴から今後の入出荷数の見込みまで予測可能なので、自動発注の機能もついていると商品管理のニーズに対応できるだけでなく、より業務効率化が可能です。
いきなり維新せず徐々に進める
社内DXはいきなり全てを維新するのではなく、徐々に進めていくのもポイントの一つです。
いきなり全てを変えてしまうと習得までに時間を要するのと、これまで進めてきた業務が大きく変わってしまうため、従業員から反発が出てくる恐れがあります。
社内DXは業務の中でも手順ごと1単位として捉え、1単位ごと・段階ごとに導入していくと改善する際にも進めやすく、定着しやすいでしょう。
まとめ
本記事では社内DXの成功事例3選について進め方や成功させるポイントを解説しました。
チャットボット・人事管理システム・マニュアルの電子化は業務を効率的に進めていく上では効果的なツールといえます。
また、社内DXの進め方としては業務のプロセスの中でデジタルやオンライン化を採用したり、DX人材の採用・育成を推進したりするところから始めていくとよいでしょう。
社内DX推進を成功させるポイントとしては目標を明確にし、経営陣が積極的に取り組むとより加速して推進していくことが可能です。
加えて現場ニーズを考慮し、徐々に推進していくと現場からの反発も少なく、成功につなげられます。
社内DXを導入しようとする姿勢が重要であり、順調に稼働できると企業業績にも効果が目に見えて分かるようになります。
まずは社内DXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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