資料作成にAIを活用する方法とは？導入のメリット・デメリットとわかりやすい資料を作る方法を徹底解説
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皆さんは資料作成の仕事を行ったことはありませんか？資料作成はプレゼンの資料作りなど非常に大事なところですが、実際にどのようなことをするのか気になる方も多いのではないでしょうか。
本記事では資料作成に着目し、今回の問題点や導入した際のメリット・デメリットについてご紹介します。
資料作成にAIを活用しない場合での問題点
資料作成においてAIを使用しない問題点にはどのようなものがあるのか、ご紹介していきます。
人によってバラつきがある
資料作成では、例えばマーケティングなどの分析を行い、分析した内容を上司などに提出するケースなどがあります。しかし、その分析内容などで人によってバラツキが出てしまうことがあり、その点が問題点です。
「上手い人がいればその人に任せればいい」という話になりがちですが、特定の人物だけに任せる行為は会社全体で見てプラスになるかどうかは微妙です。むしろ他の業務をやってもらった方が生産性は上がるかもしれない中で資料作成をすれば、マイナスに働くという見方もできるでしょう。
このように人によって作成される資料にバラつきがある、クオリティに違いがある状態はあまりいい状態ではありません。かといって、資料作成の方法を一から行っていくほど企業に余裕はないでしょう。
センスが問われやすい
プレゼンの資料を作成した経験を持つ方は多いはずです。しかし、すぐにOKが出る人もいれば、何度も手直しを求められる方もいるのではないでしょうか。実はこうした資料作成では、センスが問われることが多々あります。
要所をつかんで資料作成を行える人、ただ単にプレゼン資料を作る人で分かれてしまい、いくら指導をしてもなかなか改善しない人もいます。センスが問われやすい分野だからこそ、テクノロジーなどを使って支援を受けながら作った方がいい場合もあるというわけです。
資料作成でAIを活用する方法
例えば、プレゼンを例に資料作成の流れを見ていくこととします。プレゼン資料は、まずプレゼンで何を伝えたいのかという目的の部分をはっきりとさせます。そして、ターゲット層はどこなのかもはっきりとさせた上で、資料を見終わった時に納得のいく形になっているのが理想的な形です。
どのようにすれば理論立てて納得してもらえるのか、そして、すんなりと吸収してもらえるのかを考えていくことになります。そのため、根拠となる数字や事実、ちょっととしたユーモアを織り交ぜるプレゼン資料が多く見られます。
また、内容はいいけれど、「ノイズ」がいくつもあって集中できないケースもあり、注意が必要です。この場合のノイズとは、誤字脱字や過剰な演出、デザインなどです。内容はいいけれどイマイチという場合には多くのノイズが生じていると言えるでしょう。
こうした問題点がある中でAIを活用する場合、分かりやすい例では誤字脱字のチェック、または文章の自動生成、デザインの支援、資料における構成の作成などがあります。中身を充実させる作業に軸足を置くためにも、ノイズを1つでも消せるようにAIを活用していくのがおすすめです。
資料作成でAIを導入するメリット
ここからは資料作成においてAIを導入するメリットについてご紹介していきます。
作業の効率化が図れる
AIを導入し、資料作成の準備に用いると、資料作成にかかる時間を削減することができます。特にノイズになりやすい部分は、手直しなどを加えると結構な時間を要することがあります。AIを活用することで時間をかけずに手直しなどの作業が行えるようになるでしょう。
内容の充実に時間をかけられるようになれば、それだけ質の高い資料につながり、人によってのバラつきの差も抑えられやすくなります。要約機能なども活用していくとよりいいものが、効率的に作れます。
誰でも使いこなせる
AIを使いこなすとなると、非常に難しい印象を持つ方がいるかもしれません。しかし、実際にAIを使う場合、意外にも専門性の高い知識はそこまで必要ありませんし、スキルなども関係ないので安心です。
最近では日本語対応のAIもあれば、日本人が作ったAIもあり、誰でも使いこなせるような仕様になっています。あとはプレゼン資料の作成に必要なデザインやフォーマットの設定、文法の修正など、AIがサポートしてくれます。
人によるバラつきを防げる
AIを導入する最大のメリットは、人によるバラつきを防げる点にあります。「あの人に任せるとうまく作るけど、別の人がやるとめちゃくちゃ下手」なんてことがよくありますが、AIを活用すれば少なくとも作成が下手な人のレベルは格段に上がり、バラつきはかなり抑制されるでしょう。
同じAIツールを使うことで、人によって資料の仕上がりが異なることも防げます。同じものをみんなで使い、マニュアルを作って使用方法を決めていけば、人によるバラつきはかなり防げます。そして、会社全体の統一感も出されるため、見た目にもいいものに仕上がることでしょう。
資料作成でAIを導入するデメリット
ここからは資料作成をAIを導入するデメリットについても解説していきます。
人間らしい中身になりにくい
AIに委ねることは、人間らしい中身になりにくい恐れを秘めています。例えば、AIに資料の作成を委ねるとなれば、出力される文章はAIが作ったものなので、当然人間味のあるものにはなりにくくなります。
もちろんビジネス的な文体は必要であり、話し言葉や書き言葉が混ざったようなものをプレゼンなどに織り込むのはいいことではありません。しかし、文章に違和感があると、その部分がノイズになり、内容が頭に入らない可能性が出てきます。
ですので、すべてを委ねるというよりは、大部分を委ねて一部を手直しするぐらいがちょうどいい按配になる場合があります。
正しい情報とは言えない場合もある
AIの特徴はこれまでに出てきた情報を目いっぱい学習していく中でAIが出力してくれる点にあります。この時、インプットした情報が実は最新の情報ではない場合があります。例えば、ChatGPTの3.5は数年前の情報を参考にしており、この数年でアップデートされた情報にはついていけません。
アップデート前の情報を踏まえて資料作成をすれば、明らかな事実誤認などが起こりうる可能性があります。他にもデザインを活用する場合には、著作権の問題や商用利用の問題など色々な問題点があるので、事前の確認がおすすめです。
資料作成でAIを導入する際の注意点
ここからは資料作成でAIを導入する際の注意点についてご紹介していきます。
適したAIをチョイスする
資料作成においては、まずなぜAIを導入するのか、その目的やニーズをはっきりとさせることが求められます。その上で、目的やニーズをクリアするようなベストなAIをチョイスすることが大切です。
この場合の適したAIとは、AIが持つ機能や使い勝手、コスト、特徴がマッチしたものであり、誰もが使いこなせるようなものであればなおよしでしょう。
社内研修やマニュアル作成を行う
資料作成でAIを導入する際には社内研修を行うこと、マニュアル作成を行うことがおすすめです。マニュアル作成を行うことで、後から入った人に対してマニュアルを見ながら作成してもらうことが可能になります。
このマニュアルを踏まえて社内研修を行い、最終的な調整を行うほか、AIを使っていく中で気づいた点があればその都度修正を図ることもできます。あくまでもAI導入は作業効率化を図るためであり、作業の効率化につなげるためにもよりベストなやり方を追い求めていくことが大切です。
資料作成にも使えるおすすめAIツールについて
最後に資料作成にも使えるおすすめAIツールについてご紹介していきます。
Canva
Canvaは、プレゼン資料を作る際におすすめのツールです。最大の特徴はAIが文章の作成などを行うほか、レイアウトのサポートまで行える点です。ブラウザ上でデザインの調整などが行えるほか、スクリプトなどもAIがサポートとし、ベストなものを作れます。
事前にフォーマットを作っておけば、誰でもその中身を変えればサムネイルが出来上がるため、属人化を避けることも可能になります。料金は高めですが、質の高いものを作り出せることを鑑みれば十分なコスパであり、外部に委託するよりも格段に割安です。
Gamma（ガンマ）
Gammaは短いセンテンス、キーワードからプレゼンの中身を作り上げていくことができるAIツールです。ツールを利用する人は最初にタイトルと見出しなどを入れて、あとはAIに任せるだけで、これだけで素晴らしいデザインの資料が作られていきます。
プレゼンを今まで作ったことがない、どういう感じで作ればいいかわからないという方でも、ベースとなるものを作ってもらえるので、そこからブラッシュアップを目指すことが可能です。課金をすれば自由に使えるので、プレゼンを頻繁に行う、資料作成を常に行っているという方にもおすすめのツールです。
まとめ
資料作成はどのようなプレゼンを行うかで中身が変わり、うまく伝えようとしてそれがノイズになってしまうこともあるため、なかなか一筋縄ではいきません。一方でセンスが出やすく、人によって得手不得手が出やすく、美的センスがある人に仕事が流れやすくなる傾向にあります。
しかし、AIがあればセンスの有無は関係なくなり、マニュアルがあればそのマニュアルに従って作っていけば、属人化は避けられるでしょう。誰がやっても同じような品質になることは企業側から見ればプラスが多いのです。また苦手とする人にすれば、かなりサポートをしてくれることになるので、使い勝手のいいツールであることは間違いありません。
さらに、今注目を集める生成AIリスキリングの第一歩を。生成AIパスポートとは？
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そのような社会では、採用や取引の場面で、生成AIを安全に活用できる企業・人材であることが選ばれる前提条件になり「生成AIレベルの証明」が求められることが予測できます。生成AIパスポート試験に合格すると、合格証書が発行されるため、自身が生成AIを安全に活用するためのリテラシーを有する人材であることを、客観的な評価として可視化することが可能です。
ぜひあなたも生成AIレベルを証明し「生成AI人材」に仲間入りしましょう！
